忙不過,來是老闆「太機車」還是你與生俱來的「壞習慣」?《每天早上5分鐘,建立你的筆記清單》 – 每天為你推薦一篇好文章

【壞習慣1】沒有設定「起始點」,臨近截止日期才開始慌亂

 

常常忙亂出錯的人最具代表性的症狀,就是除非期限快到了,否則他們無法開始做事。

 

照理說,工作應該是越早完成越好。但是從許多企業看來,容易忙亂的人會很難開始做事,可能是因為他們提不起幹勁,也有可能是因為他們沒辦法專心工作。

 

而且,這些原因與症狀又會相互影響,只要不打破這種惡性循環,忙亂的惡習就會無法消滅。

 

讓我講得更具體一點。人只要提不起幹勁,工作時間就會越拖越長。要開始處理以前需要很多時間,開始動手到進入狀況,又需要很多時間。

 

長時間下來,人們就會不斷累積疲勞。一旦累了,也就沒辦法集中注意力。

 

因此,只要是需要集中精神處理的高難度工作,或是需要專心思考的事,人們就會一直拖延。結果就是截止期限越來越近,因而陷入瀕臨期限才開始忙亂處理的惡性循環裡。

 

如果把循環過程整理得清楚一點,就會變成這樣:

 

人因為工作期限快到了,而變得很忙亂

 

→超時工作

→不斷累積疲勞感

→精神沒辦法集中

→想要趕快解脫(沒有幹勁)

→最後因為瀕臨期限而變得更忙亂

 

老實說,以前我在當上班族的時候,也曾經讓自己陷入這種惡性循環中。

 

◎不想常出錯,一週至少一天睡滿八小時

 

對以前還在當上班族的我來說,每天加班與熬夜,都是很理所當然的事。但是長久下來,我開始有睡眠不足的問題,沒辦法集中注意力。也因此,我開始沒辦法兼顧一些原本可以處理好的工作細節和品質。因為當時的我,是以這種狀態在工作,所以每次主管在檢查我的工作成果時,我都會得到「這樣不行」的回答。

 

不過,當時完全變成廢物員工的我,某天卻遇到了轉機。有位主管跟我說:「你給我一星期找一天睡滿八小時吧!」我想當時的我,八成已經滿臉倦容到讓人看不下去了。

 

就我的理解,主管的意思是要告訴我,我應該消除疲勞,恢復原來的能力。所以後來我就訂定一個禁止加班日,一週至少一天,準時在六點下班,簡單吃吃晚餐,晚上十點就上床睡覺。只要睡到早上六點,就可以睡滿八小時。為了養成這個習慣,我有時會在回家前先去給人按摩,或是慢跑一下再回家,以幫助入眠。

 

這項習慣讓我發現,就算加班日回到家,我還是會忍不住看電視或上網,這些小事都會削減我的睡眠時間,讓我沒時間恢復精神。其實人只要好好休息,就能用清醒的腦袋做事,自然就能集中注意力。懶散的工作態度會誘發忙亂。為了避免忙亂,先決條件就是讓自己維持好的做事狀態。

 

【壞習慣2】被動接下任務時,忘記自己為何而戰

 

前面講忙亂的惡性循環時有談到,人們工作忙亂時,容易「對工作缺乏幹勁」。

 

人會提不起幹勁,很多時候是因為他們迷失了工作原本的目的。

 

比方說,當你在做其他人指派的工作時,是否也曾想過,自己這麼做的目的是什麼?

 

讓人有心付諸行動的根本動力,就是來自於找出這項行動的目的、意義與價值。

 

例如:為了填飽肚子,所以人要吃飯;基於和所有會議的參與者共享資訊,所以要製作會議資料;因為這種東西只能在六本木之丘買到,所以無論多遠都要專程去買。

 

因此,人只要沒辦法想像接下來的結果,就容易花很多時間與心力在開始動手上。而且做事時,什麼都不想的結果,也很容易與主管或客戶等委託人產生想法偏差,常常需要從頭再做一次。於是在時間不夠用的情況下,人就會陷入「忙亂」這種糟糕的狀況。

 

◎痛苦在於,做了很多不需要做的事

 

忙亂的人同樣也很容易犯下一種錯誤,就是擅自多想、多做很多事。在接到主管或客戶等人指示和委託時,我們如果只用自己的觀點做事,一定會與委託人產生認知落差。這樣做事,事後對方可能會覺得,「我不記得我有交代你這樣做」,或者「你做出來的結果和我想的完全不一樣」。這些工作上的差錯,很容易讓人變得更沒有幹勁。

 

因此,為了不讓自己失去幹勁,我們也要盡可能減少被交代的工作。

 

因為從另一個角度來看,忙亂的狀態,經常發生在被動接受他人賦予工作時。

 

人只要做被他人賦予具有「差遣感」的工作、指示或命令,做事時就幾乎不會有自己的想法或目標。

 

於是,這些事情就會變成「單純只是因為被差遣所以去做」,或者「沒有確認原本的重點或目的就去做」。但是這種時候,如果回頭看它原來的重點或目的,就會發現其實不必做的事情也很多。事實上,很多忙亂的人都有這種傾向,因為做了很多不做也沒關係的事,所以導致手上要做的事越來越多。

 

【壞習慣3】懶得列清單寫筆記,常做沒有計畫的行動

 

忙亂的人經常會說:「與其有時間訂定計畫,不如馬上開始行動」、「把要做的事列成清單太浪費時間了」、「光是做眼前的事就已經夠讓我費盡心力了。」

 

但是最後的結果,他們大多會在事後後悔地認為,自己應該好好訂定計畫,或是先做好整體估算後再行動。

 

做好事前準備、有計畫地處理工作,可以說是一種投資。

 

投入時間具備的價值,就在於日後一定有辦法再回收相等的量。

 

舉一個我客戶公司的例子。我為他們訂定了一項規定,那就是每個星期一都要花三十分鐘,規畫未來一週的工作。

 

透過每星期花三十分鐘,有計畫地安排行程表,除了能讓每個人都掌握未來一週公司的流程,原本每天必須花一、兩個小時處理突發事件的時間,也因為事情大幅減少而幾乎不再需要,平均加班時間減少了三成。類似這樣的例子還有很多。

 

公司只要每星期投資三十分鐘,就能為大家創造出兩個小時時間。由這個故事,我們就可以理解什麼叫做「欲速則不達」。

 

◎想要工作有效率,你得學會停下腳步

 

越想有效率地工作,越需要有勇氣暫停。雖然有人會對暫停工作有負面的印象,但是稍微暫停,並不是一種防守,而是一種進攻。

 

人做事時,如果不偶爾放慢腳步、好好思考,日後一定會因此受到連累。

 

我常常會在著作中或演講時,告訴讀者和聽眾「工作的順序」。大多數做事流暢、有效率的人,一定都擁有暫停的習慣。要是大家也想要培養這種習慣,就必須將這種習慣化為原則與規律。

 

比方說,每個星期五下午五點四十五分到六點,固定用十五分鐘,預想並規畫下週的工作,並安排自己的行程表;或者規定自己每開始一項新工作,就先想想工作怎麼進行,並花一分鐘寫出來。只要能夠決定一種屬於自己的暫停方式,就能漸漸養成暫停的習慣。

 

摘自《每天早上5分鐘,建立你的筆記清單》作者:吉山勇樹

書籍特色

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